Como contratar uma administradora de condomínios

No dia a dia da administração do condomínio, vez ou outra, nos deparamos com a necessidade de troca da administradora, o que nos leva sempre à pergunta: como contratar uma nova administradora? O que devemos considerar para tal contratação?

 

Começamos pela indicação de parentes, amigos, outros síndicos – o que é, sem dúvida, um bom início.

 

No entanto, nunca devemos analisar somente uma administradora; é importante comparar com outras existentes no mercado, a fim de diminuir o risco de não acertar logo na primeira vez. E o que avaliar para uma boa contratação?

 

Primeiro passo: jamais escolha uma administradora pelo preço, mas, sim, pelos serviços que ela oferece. A partir do preço, a empresa tem de cobrir os custos operacionais, como, por exemplo, instalações, aluguéis, equipamentos e sua depreciação, salários, programas, know-how, tecnologia e outros itens.

 

Portanto, se o valor cobrado estiver muito abaixo do oferecido por outras administradoras, desconfie.

 

Em seguida, compare os preços com os serviços: lembre-se de que uma boa administradora presta ao condomínio pelo menos 110 tipos de serviços. Ou seja, ela não se ocupa apenas de contas a pagar ou a receber, folha de pagamento e um demonstrativo financeiro no fim do mês.

 

Pode, por exemplo, ajudar no controle da manutenção dos equipamentos, fazendo com que, a médio e longo prazos, a cota condominial abaixe. Ou orienta, passo a passo, como aumentar a segurança. Enfim, pode ser útil em tantos outros serviços que a vida condominial, cada vez mais complexa e sofisticada, venha a demandar.

 

Outro item a ser observado é se existe na administradora um departamento jurídico, o que, além da assessoria nas áreas civil, trabalhista, tributária e criminal, agiliza em muito as demandas judiciais de cobrança da inadimplência – a qual, convenhamos, aumentou bastante após a instituição da multa de 2% por atraso no pagamento.

 

Feita a opção, procure todo o tipo de informações a respeito da empresa. Peça referências de condomínios por ela administrados. Solicite a ficha cadastral completa da empresa e de seus sócios. Busque todos os dados que podem balizar a boa contratação, inclusive, no banco em que a administradora opera.

 

Solicite um modelo de pasta mensal elaborada pela empresa, analise os relatórios e, principalmente, verifique se fornece as informações que o condomínio necessita de uma forma descomplicada, clara e transparente. Visite as instalações da empresa, verifique a formação profissional dos sócios, o suporte técnico e administrativo, e o grau de tecnologia utilizada. Não se esqueça de verificar ainda o tempo de operação da empresa no mercado.

 

No contrato, exija que conste tudo o que foi prometido verbalmente. Prometer é fácil – cumprir é que são elas! Por fim, lembre-se que o responsável pela contratação da administradora é o síndico.

 

Cabe a ele a escolha da empresa administradora, a qual deverá ser aprovada pela assembleia geral de condôminos, mediante votação de praxe. Tal opção deve basear-se na confiança recíproca. Obtida a aprovação, será o síndico a pessoa competente para assinar o contrato de prestação de serviços em nome do condomínio.

 

Também é dele a responsabilidade pela rescisão do contrato com a administradora. Porém, ainda que seja dispensável a realização de assembleia para tanto, o síndico deverá ser cauteloso na tomada de decisão, pois a mesma poderá ter grande repercussão econômica.

 

No caso, o contrato entre as partes servirá de parâmetro para a rescisão, como é exemplo a definição do prazo de aviso prévio, usualmente fixado de 30 (trinta) a 60 (sessenta) dias.

 

O artigo 1.348 do Código Civil trouxe a inovação de que o síndico pode transferir, total ou parcialmente, para a empresa administradora, não somente as funções administrativas, como também os poderes de representação.

 

Tudo mediante aprovação da assembleia, salvo se o contrário dispuser a Convenção do condomínio. O mais usual é a ocorrência da mera delegação das funções administrativas. Especificamente sobre o assunto, o Secovi-SP editou o guia “Como Contratar uma Administradora”, cuja leitura é recomendada.

 

Marco Gubeissi é administrador de empresas, advogado, diretor de Administradoras da vice-presidência de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP (Sindicato da Habitação) e diretor da Verti Administração e Assessoria Imobiliária.